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Die Gesellschafterversammlung

Inhalt:

Einberufung einer Gesellschafterversammlung für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die Gesellschafterversammlung ist in einem gewissen Sinne die Regierung über die Geschäftsführung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). In ihr werden die wichtigsten Leitlinien, nach denen die GmbH geführt wird, besprochen, entschieden und mit Verbindlichkeit beschlossen. Die Gesellschafterversammlung ist zugleich der Arbeitgeber des oder der Geschäftsführer des Unternehmens.

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Die Rolle der Gesellschafterversammlung

In dieser Runde diskutieren und treffen die Gesellschafter alle wesentlichen Entscheidungen. Grundsätzlich gilt in ihr das Mehrheitsprinzip. Die Mehrheit bestimmt sich nach der Höhe der Kapitalanteile. Hiervon kann die Satzung in gewissem Rahmen Abweichungen treffen. Wie hoch die Mehrheit sein muss, damit ein Antrag positiv beschieden wird, findet sich im Gesetz; meistens regelt der Gesellschaftervertrag die Mehrheiten für gewisse Fragen von den gesetzlichen Vorschriften abweichend, so. z. B. für die, die für die Bedeutung des Unternehmens besonders wichtig sind. Im Regelfall gilt ein Antrag als genehmigt, wenn mehr als 50 % der Stimmen für einen Antrag stimmen; ist die Stimmquote darunter, ist ein Antrag abgelehnt. Die Entscheidungen, die die Gesellschafter gemeinschaftlich treffen, werden rechtstechnisch Beschlüsse genannt.

Besteht die Gesellschafterrunde lediglich – was rechtstechnisch möglich ist – aus einem Gesellschafter, so ist eine solche Gesellschafterversammlung schnell über die Bühne gebracht. Lange Diskussionen ergeben sich nicht. Sind die Mehrheitsverhältnisse dagegen unklar, also zum Beispiel bei einer Pattsituation, spielen formelle Fragen, zum Beispiel wie eine Gesellschafterversammlung einberufen werden soll, eine ganz besondere Rolle. Fehler, die hier begangen werden, können sich bitter rächen. Deren Behebung fordert meist viel kostbare Zeit.

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Die Aufgaben der Gesellschafterversammlung

Zu den wesentlichen Punkten, über die die Gesellschafter zu entscheiden haben, hat das Gesetz in § 46 des GmbHG eine Auflistung vorgenommen. Dazu zählen unter anderem Fragen zum Jahresabschluss und wie der Gewinn verwendet wird sowie weitere Themen zur Bilanzierung und wie die Geschäftsführung vorzunehmen ist; natürlich auch, wenn es um die Abberufung eines Geschäftsführers geht. Im Regelfall wird der gesetzliche Katalog der Beschlussfassungsgegenstände in den Satzungen erweitert oder zumindest modifiziert. Das ist auch sinnvoll, da natürlich nicht alle Gesellschaften mit ihren Notwendigkeiten über einen Kamm zu scheren sind. Gerade wenn es zum Beispiel um hohe sicherheitsrelevante Themen geht, ist es in Regelfall sinnvoll, dass sich konkrete Einschränkungen der Geschäftsführung in dem Gesellschaftsvertrag wiederfinden oder auch Stimmrechtsbindungen, die die Gesellschafter selbst betreffen.

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Die Einberufung der Gesellschafterversammlung

Dem oder den Geschäftsführern ist es in das Stammbuch geschrieben, die Gesellschafterversammlung einzuberufen. Sie hat im Regelfall am Ort der Gesellschaft stattzufinden. In manchen Fällen bestimmt die Satzung hierzu, dass auch an einem anderen Ort die Gesellschafterversammlung stattfinden kann. Den Gesellschaftern ist es im Regelfall nicht gestattet, die Gesellschafterversammlung einzuberufen.

Allerdings haben die Gesellschafter das Recht, den Geschäftsführer zu beauftragen, dass er die Gesellschafterversammlung einberuft. Eine Ausnahme bestimmt das Gesetz nur dann, wenn der Geschäftsführer diesem Auftrag nicht nachkommen will. Ratsam ist es, eine Frist für die Einberufung von einem Monat einzukalkulieren. In dem Einladungsschreiben sind die Anträge zu nennen, eventuelle Forderungen oder Verlangen mit den relevanten Informationen zu begründen, dass die Gesellschafter in der Lage sind, sachgerecht zu entscheiden, und die Tagesordnung ist beizufügen.

Natürlich kann der Geschäftsführer eine einmal einberufene Versammlung jederzeit wieder absagen. Erscheinen dann die Gesellschafter trotz der Absage und treffen Beschlüsse, sind diese grundsätzlich als nichtig anzusehen.

Das kann natürlich dazu führen, dass ein Geschäftsführer die Versammlung absagt, um für ihn ungünstige Beschlüsse zu verhindern. In dem Fall dürfte es erforderlich sein, dass die Gesellschafter von ihrem Selbsteintrittsrecht Gebrauch machen. Da dies an gewisse Formalien geknüpft ist, sollten die Bedingungen nach § 50 Abs. 3 GmbHG eingehalten werden.

Was sich an dieser Stelle absehen lässt, ist, dass bei streitigen Verhältnissen zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführern und bei unklaren Mehrheitsverhältnissen die Formalien eine große Rolle spielen. Wenn sie nicht eingehalten werden, kommt es nicht zu wirksamen Beschlüssen und gegebenenfalls sind Gesellschafterversammlungen dann formgerecht zu wiederholen bzw. überhaupt erst durchzuführen.

Werden Gesellschafterversammlungen durch den Gesellschafter selbst in diesen Ausnahmefällen einberufen, kann der Geschäftsführer die so einberufene Versammlung in keinem Fall absagen. Das liegt daran, dass nur derjenige die Absage aussprechen kann, der auch die Einladung auf den Weg gebracht hat.

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Die Durchführung der Gesellschafterversammlung

Im Regelfall wird ein Versammlungsleiter gewählt. Darüber hinaus bestimmt man auch meistens einen Protokollführer; diese Aufgabe kann auch gleichzeitig der Versammlungsleiter übernehmen. Wenn man von Anfang an klare Verhältnisse schaffen will, so kann man bezüglich der Leitung der Gesellschafterversammlung gleich in dem Gesellschaftsvertrag eine klare Regelung einführen. Dies empfiehlt sich in jedem Fall, da es in den Gesellschafterversammlungen hoch hergehen kann. Das ist oft der Fall, wenn es um Bilanzfragen geht, also zum Beispiel wie viel Gewinn ausgeschüttet werden soll oder ob etwas in die Rücklage eingebucht wird.

Natürlich führen auch unterschiedliche Perspektiven über die künftige Entwicklung eines Unternehmens nicht nur zu Diskussionen, die sich auf die Sachpunkte beziehen, sondern können auch dazu führen, schon bei den Formalien ausführliche Diskussionen zu entwickeln; also wenn es um die Bestimmung des Versammlungsleiters geht.

Entscheidet man sich nicht dafür, die Frage der Versammlungsleitung in dem Gesellschaftervertrag zu regeln, wird der Versammlungsleiter im Regelfall mit der einfachen Mehrheit der vertretenen Stimmen gewählt.

Das kann dann zu Problemen führen, wenn eine Pattsituation besteht; also wenn sich zwei gleich starke Parteien gegenüber stehen und keine davon in der Lage ist die Mehrheit zu bilden. Das führt meist dazu, dass kein Versammlungsleiter gewählt werden kann. In diesem Fall sollte die Satzungsbestimmung, dass ein Versammlungsleiter gewählt werden muss, ausgesetzt werden. Andernfalls hätte das zur Folge, dass man die Tagesordnung überhaupt nicht aufrufen könnte. Wird also kein Versammlungsleiter in einer solchen Situation gewählt, so hat dies grundsätzlich keine Auswirkungen auf die zu fassenden Beschlüsse. Das liegt daran, dass insoweit kein Fehlerzusammenhang zwischen dem fehlenden Beschluss, einen Versammlungsleiter zu wählen, und den weiteren Beschlüssen, die dann gefasst werden, zu sehen ist.

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Die Rolle des Versammlungsleiters/Protokollführers

Dem Versammlungsleiter obliegt es, die Tagesordnung so durchzuführen, dass sie sachgerecht alle Punkte erledigt. Er ist in Bezug auf seine Versammlungsleitereigenschaft eher zur Neutralität verpflichtet. Soweit es um seine eigenen Rechte als Gesellschafter geht, darf er seine eigenen Interessen grundsätzlich vollständig berücksichtigen. Ein Versammlungsleiter kann auch dann gewählt werden, wenn die Gesellschafterversammlung mangels ausreichenden Anwesenheitsanteils beschlussunfähig ist. Das liegt daran, dass man einen Versammlungsleiter in jedem Fall haben würde, der dann die Beschlussunfähigkeit der Versammlung feststellen müsste.

Grundsätzlich ist festzustellen, dass der einmal ordnungsgemäß ernannte Versammlungsleiter während der gesamten Sitzung die „Hoheit“ hat.

Eine wesentliche Aufgabe für den Versammlungsleiter ist es, festzustellen, dass ein Beschluss antragsgemäß gefasst worden ist oder dass ein Antrag abgelehnt wurde. Gibt es Punkte, an denen er nicht mitstimmen darf, hat er sich auch der Stimme zu enthalten. Das kann dann der Fall sein, wenn der Versammlungsleiter auch gleichzeitig im operativen Bereich der Geschäftsführer ist und über seine Entlastung abgestimmt wird.

Gerade in dem zuletzt genannten Punkt kann es in Streitfällen darum gehen, die Wirksamkeit von Beschlüssen in einem späteren Beschlussmängelverfahren vor einem Gericht zur Prüfung zu stellen. Auch in diesem Falle gilt ganz besonders, dass die formellen Voraussetzungen für solch einen Beschluss keinen Anlass zur Kritik geben.

Kommt keine Einigkeit zustande über die Frage, wer das Protokoll zu führen hat, empfiehlt es sich gleichwohl die Gesellschafterversammlung durchzuführen. Es ist sinnvoll, dass jeder Gesellschafter ein eigenes Protokoll führt. Natürlich hat das jeweils erstellte Protokoll keine Beweiskraft. Es kann jedoch als Indiz in einen späteren Rechtsstreit eingeführt werden. Hier gelten dann die allgemeinen Beweisregeln; also es kommt darauf an, wer die Beweislast zu tragen hat und ob mit diesem individuell erstellten Protokoll die Überzeugung des Richters gewonnen werden kann.

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Die Beschlussfähigkeit

Voraussetzung dafür, dass wirksam Beschlüsse gefasst werden können, die die Gesellschaft binden und auch Personen, die mit der Gesellschaft zu tun haben, so zum Beispiel Geschäftsführer, ist die Beschlussfähigkeit der Versammlung. Enthält die Satzung keine Bestimmung, ist die Versammlung auch bei Erscheinen eines einzelnen Gesellschafters beschlussfähig. Hier empfiehlt es sich, von vornherein in dem Gesellschaftervertrag eine entsprechende Regelung aufzunehmen.

Die Gesellschafterversammlung soll auch dann beschlussfähig sein, wenn ein Gesellschafter nur darum nicht erscheint, um die Beschlussfähigkeit zu verhindern. Dies kann insbesondere dann von einer Reihe von Problemen begleitet sein, wenn es sich um streitige Punkte handelt, die auf der Agenda stehen und bei einer Pattsituation einer der beiden Gesellschafter die Durchführung der Gesellschafterversammlung verhindern will.

Es empfiehlt sich in solchen Fällen gleich bei der Erstellung der Satzung darauf zu achten, dass Regelungen zu einer Folgeversammlung aufgenommen werden. Dann gilt normalerweise, dass alleine das Fernbleiben eines der beiden Gesellschafter nicht dazu führt, dass die zuerst angesetzte Gesellschafterversammlung beschlussunfähig wird, sondern dass dann – aus dem Gedanken der gesellschaftsrechtlichen Treuepflicht – die Angelegenheiten auf die Folgeversammlung zu vertagen sind. Das wiederum führt dazu, dass ein Boykottieren auf Dauer verhindert wird.

Verlässt ein Gesellschafter während der Gesellschafterversammlung den Raum, so ist das nur dann rechtlich erheblich, so z. B. wenn Fehler vorliegen (z. B. Ladungsfehler, fehlerhafte Beschlussvorlagen). Auch hier kommt es auf den Einzelfall an. Wichtig ist es, dass die Beschlussfähigkeit für jeden einzelnen Beschlussvorgang geprüft wird. Wer im Krisenfall auf Nummer sicher gehen will, vermerkt die Beschlussfähigkeit zu jedem einzelnen Beschlusspunkt im Protokoll.

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Die Tagesordnung und Beschlussfeststellung

Wie oben dargestellt, hat der Versammlungsleiter die Tagesordnung durchzuführen. Wird ein Antrag positiv durch die Gesellschafterversammlung entschieden, so stellt er den Beschluss fest. Will sich ein anderer Gesellschafter dagegen zur Wehr setzen, muss er innerhalb gewisser Fristen die Anfechtungsklage erheben. Wird ein Antrag abgelehnt und ein Beschluss negativ festgestellt, muss der Gesellschafter, der sich gegen den Beschluss wenden will, eine positive Beschlussfeststellungsklage ebenfalls erheben.

Konnte ein Versammlungsleiter nicht gewählt werden, wird ein Beschluss nur dann verbindlich, wenn sich die Gesellschafter über die Richtigkeit der Stimmabgabe einig sind und keine Klage auf Einkassieren des Beschlusses erfolgt. Liegt diese Situation nicht vor, wird man davon ausgehen, dass ein solcher Beschluss eben nicht gefasst worden ist.

Was bei klaren Gesellschafterverhältnissen schnell abgehandelt ist, nämlich alle Beschlussvorlagen zu verabschieden, kann ein jahrelanger Konfliktherd bei widerstreitenden Gesellschafterinteressen sein. Aus dem Grunde empfiehlt es sich zur Absicherung aller Parteien, wenn bei den Formalien jedenfalls kein Fehler gemacht wird.

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