Wenn der Chef plötzlich ausfällt

Notfallmappe Göddecke Rechtsanwälte

Schlüsselpersonenrisiko – ein langes Wort. Was bedeutet das konkret für den Betrieb? Der Dreh- und Angelpunkt jeden Unternehmens ist die Unternehmensleitung. Meist schirmt sie sich ausreichend ab: durch Versicherungen. Das ist gut und richtig. Wie aber schützt sich der Betrieb, wenn der oder die Unternehmensleiter/in schlagartig ausfällt?

Hier ist ein Notfallplan erforderlich. Und der kann nicht spontan oder in letzter Minute erstellt werden. Fehlt es an einem durchdachten Konzept, gerät die Firma leicht ins Strudeln. Das Problem: Oft können Entscheidungen nicht getroffen oder zumindest nicht (mehr) umgesetzt werden. Handlungsunfähigkeit ist ein no-go für jeden laufenden Betrieb. Alles das kann jedoch die Folge einer schlagartig eintretenden Krankheit oder eines unvermittelten Unfalls des Unternehmenslenkers sein. Was ist geregelt bei z. B. einem überraschenden Koma?

Die Notfallmappe hilft

Ein wohl überlegtes Konzept schafft Klarheit und ermöglicht auf die Situation angepasste Handlungsoptionen. Das Ziel einer Notfallmappe ist es, für eine gewisse Übergangszeit den funktionsfähigen Ablauf des Betriebes zu sichern. Wichtig sind konkrete Anweisungen, Checklisten, Vollmachten und Informationen, die für den Fortbestand der Firma notwendig sind. So müssen beispielsweise Passwörter für den Ernstfall schnell zu greifen sein. Vollmachten sollten schon „vorausgefüllt“ zur Verfügung stehen und alle Details zu Bankkonten und Betriebsabläufen leicht aufzufinden sein. Auch an Schlüssel muss gedacht werden.

So bedarf es eines geeigneten Vertreters, der ad hoc die Aufgaben des Chefs zumindest übergangsweise stemmen und die „Kommandos“ der Notfallmappe umsetzen kann. Zu den fachlichen Qualitäten muss auch das Vertrauen in die Person kommen. Natürlich kann man mit entsprechenden Vollmachten seine Kompetenzen (vielleicht sogar ungewollt) überschreiten. Daher hat es sich in der Praxis bewährt, eine Kontrollinstanz einzuschalten. Das kann z. B. das Steuerberaterbüro oder ein spezieller Anwalt sein.

Wichtig ist es, die Notfallmappe auf das konkrete Unternehmen zu gestalten. Ein Vordruck aus dem Internet bietet naturgemäß nicht die Klarheit und Sicherheit, die betriebsbedingt erforderlich ist. In der Praxis hat sich oft gezeigt, dass so ein unbesehen verwendetes Formblatt den Vertreter mehr verwirrt als ihm geeignete Wege aufzeigt, die er zielstrebig zu gehen hat.

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