Beschlussfassung GmbH: So kommen Beschlüsse bei der GmbH zustande

Sie erfahren hier, ….

• wie Beschlüsse bei der GmbH zustande kommen
• welche Formvorschriften unbedingt einzuhalten sind
• weshalb eine Gesellschafterversammlung ein Kernelement für die GmbH ist.

Der Beschluss bei einer GmbH-Gesellschafterversammlung

Ein Gesellschafterbeschluss ist im Kern eine Richtlinie der GmbH-Gesellschafter an die Geschäftsführung. Sie nehmen damit Einfluss auf die Gesellschaft und die Art und Weise, wie ihre Geschäfte geführt werden sollen.

Das Gesetz sieht zahlreiche Fälle vor, in denen eine wesentliche Entscheidung nicht von der Geschäftsführung der GmbH, sondern von der Gesellschafterversammlung durch Beschluss zu treffen ist.

Dies trifft etwa zu auf

• die Bestellung von Geschäftsführern und Prokuristen,
• die Feststellung des Jahresabschlusses
• eine Erhöhung des Eigenkapitals oder
• eine Weisung an den Geschäftsführer in einem speziellen Fall zu verfahren (z. B. bei wesentlichen geschäftlichen Entscheidungen).

Beschlüsse der Gesellschafterversammlung kommen in einem formalisierten Verfahren zustande. Zu den Formvorschriften gehören z. B. Fragen zur Einladung und Durchführung der Gesellschafterversammlung und zur Pflicht, einen einmal getroffenen Beschluss ordnungsgemäß zu protokollieren.

Die Beschlüsse einer GmbH müssen übereinstimmend mit den gesetzlichen und vertraglichen Leitlinien getroffen werden. Erfahren Sie, welche Details im Leben einer GmbH besonders kritisch sind. Darüber hinaus sagen wir Ihnen, warum es wichtig ist, diese Beschlüsse zu fassen und warum sie auch schriftlich festgehalten werden sollten.  

In diesem Blogartikel erklären wir Ihnen auch, welche Folgen fehlerhafte Gesellschafterbeschlüsse haben. Wir stellen Ihnen Lösungsansätze vor, um potenzielle Probleme zu vermeiden. 

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Fehlerhafte Beschlüsse mit verheerenden Folgen für die GmbH

Es ist in der Praxis wichtig, die einschlägigen Verfahrensregeln zu befolgen, da Verstöße zu handfesten Problemen führen können: Sie sind entweder anfechtbar oder bei besonders gravierenden Fehlern sind sie sogar nichtig. Das alles kann im Ergebnis dazu führen, dass die Beschlüsse nicht durchgesetzt werden können.

Fehlerhafte Gesellschafterbeschlüsse können deshalb erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben und sollten daher unbedingt vermieden werden. Solche Beschlüsse sind in der Folge anfechtbar oder möglicherweise sogar nichtig. Eine

• sorgfältige Vorbereitung,
• fachlich richtige Vorgehensweise und die
• ordnungsgemäße Protokollierung der Beschlüsse

sind entscheidende Schritte, um Probleme von Anfang an zu vermeiden.

Unabhängig davon können unter gewissen Umständen Gesellschafter, die an einem fehlerhaften Beschluss beteiligt waren, für entstandene Schäden oder Verluste haftbar gemacht werden. Dies kann zu langwierigen Gerichtsverfahren und finanziellen Belastungen im Unternehmen führen.

Einberufen der Gesellschafterversammlung

Eine gründliche Vorbereitung ist unerlässlich, bevor ein Beschluss gefasst wird; dazu gehört zuallererst eine korrekte Einladung zu der Gesellschafterversammlung.

Notwendigkeit der Gesellschafterversammlungen

Der Weg zu einem Gesellschafterbeschluss beginnt im Regelfall mit der Einberufung der Gesellschafterversammlung.

Schon das Gesetz verlangt ganz eindeutig, dass sich die Gesellschafter zusammensetzen müssen und gewisse Entscheidungen zu treffen haben:

• Das Gesetz verlangt, dass die Gesellschafterversammlung mindestens einmal pro Jahr einberufen wird, um den Jahresabschluss festzustellen.
• Ferner muss sie einberufen werden, wenn dies im Interesse der Gesellschaft notwendig erscheint. So z. B., wenn über die Durchführung besonders risikoreicher oder kostspieliger Geschäfte zu entscheiden ist. Auch wenn der Geschäftszweck geändert werden soll, also wenn aus einem Unternehmen, dass mit Stahl handelt, ein Unternehmen der Telekommunikationsbranche werden soll.
• Auch wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist, fordert das Gesetz die Einberufung der Gesellschafterversammlung.
• Zudem ist die Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn einer oder mehrere Gesellschafter, die alleine oder gemeinsam mit mindestens 10 % am Stammkapital beteiligt sind, dies unter Angabe eines Grunds vom Geschäftsführer verlangen.

Die Gesellschafter können ihrem Einberufungswunsch Themen für die Tagesordnung hinzufügen, die der Geschäftsführer unbedingt aufzunehmen hat. Das Einberufungsrecht der Gesellschafterminderheit darf als wichtiges Minderheitsrecht nicht durch den Gesellschaftsvertrag beschränkt werden.

Auch der Gesellschaftsvertrag kann Regelungen enthalten, so dass eine Gesellschafterversammlung auch in Sonderfällen einzuberufen ist, wenn ein entsprechender Bedarf vorhanden ist.

• Zulässig ist die Erweiterung in dem Gesellschaftsvertrag, dass jeder Gesellschafter einberufen darf.
• Schließlich können die Gesellschafter in dem Gesellschaftsvertrag weitere Anlässe vereinbaren, in denen die Gesellschafterversammlung einzuberufen ist. Zulässig sind auch Regelungen, wonach Gesellschafterversammlungen in einem regelmäßigen Turnus von mehreren Wochen oder Monaten stattfinden.

Weist der Geschäftsführer das Begehren zurück oder bleibt er über mehrere Wochen hinweg untätig, können die betroffenen Gesellschafter die Versammlung selbst anberaumen.

Einladung zur Gesellschafterversammlung

Auch die Einladung zu einer Versammlung der Gesellschafter unterliegt gewissen Formalien.

Zuständigkeit für die Einberufung einer Gesellschafterversammlung

Der Geschäftsführer hat die Gesellschafterversammlung in formell korrekter Weise in die Wege zu leiten. Sind mehrere Geschäftsführer vorhanden, kann jeder von ihnen eigenständig einberufen.

Ist ein Geschäftsführer wirksam abberufen, darf er keine Gesellschafterversammlungen anberaumen. Tut er dies dennoch, sind die dort gefassten Beschlüsse nichtig. Probleme wirft dies insbesondere in Fällen auf, in denen streitig ist, ob ein Geschäftsführer wirksam abberufen wurde. In einer solchen Situation bieten sich Gesellschaftern, die an der Wirksamkeit der Beschlüsse interessiert sind, unterschiedliche Handlungsstrategien, um die Beschlüsse zu schützen.

In Gesellschafterverträgen finden sich häufig Bestimmungen, wonach zusätzlich zum Geschäftsführer auch Gesellschafter oder ein fakultativer Aufsichtsrat die Gesellschafterversammlung einberufen dürfen.

Ladungsfrist bis zum Beginn der Gesellschafterversammlung

Aufgrund der hohen Bedeutung einer Gesellschafterversammlung legt das Gesetz Wert darauf, dass alle Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen können. Dieses Recht haben auch diejenigen Gesellschafter, die vom Stimmrecht ausgeschlossen sind.

Um dies zu erreichen, hat der Geschäftsführer zur Vorbereitung der Versammlung alle Gesellschafter persönlich mindestens eine Woche vorher zur Versammlung einzuladen. Der Gesellschaftsvertrag darf diese Frist verlängern, nicht jedoch verkürzen. In der Praxis haben sich Zeiträume von 2 Wochen etabliert.

Missachtet der Geschäftsführer die vorgeschriebene Ladungsfrist, sind Beschlüsse, die in der Versammlung zustande kommen, zwar nicht nichtig, jedoch grundsätzlich anfechtbar. Die Anfechtung muss dann in einem Gerichtsverfahren durchgeführt werden.

Form der Ladung zur Gesellschafterversammlung

Die Einladung hat grundsätzlich per Einschreiben zu erfolgen. Hierfür genügt regelmäßig das Einwurfeinschreiben. Allerdings empfiehlt sich in aller Regel das Übergabeeinschreiben mit einem Rückschein, da es im Streitfall den Nachweis der Übermittlung der Ladung an deren Empfänger erleichtert.

Diese Beweismöglichkeit kann von hoher Bedeutung sein, da die Beschlüsse einer Gesellschafterversammlung nichtig sind, wenn die Ladung fehlerhaft erfolgt oder unterbleibt und ein Gesellschafter behauptet, aus diesem Grund keine Kenntnis von der Gesellschafterversammlung erlangt zu haben.

Bahnt sich eine massive Auseinandersetzung auf der Gesellschafterebene an, kann es ratsam sein, die Einladung mittels Postzustellungsurkunde den Gesellschaftern zukommen zu lassen.

Ungeachtet der gesetzlichen Regelungen kann die Satzung kostengünstigere Formen der Ladung vorsehen, etwa E-Mails oder sogar Telefonanrufe. Diese weisen jedoch einen zweifelhaften Beweiswert auf, weshalb sie nur eingeschränkt zu empfehlen sind.

Inhalt der Ladung zu einer GmbH-Gesellschafterversammlung

Die Einladung muss Ort und Zeitpunkt der Versammlung angeben; fehlt eine dieser Angaben, sind die in der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse grundsätzlich nichtig.

Ort und Zeit der Versammlung können frei bestimmt werden. Allerdings muss gewährleistet sein, dass die Wahl keinen Gesellschafter in der Ausübung seines Beteiligungsrechts beeinträchtigt. Unzulässig wäre es dementsprechend, die Versammlung bewusst auf einen Termin zu legen, zu dem einer der Gesellschafter verhindert ist; z. B. durch Urlaub oder Krankheit.

Um den Gesellschaftern eine effektive Vorbereitung auf die Gesellschafterversammlung zu ermöglichen, soll die Ladung schließlich präzise die geplanten Beschlussgegenstände beschreiben. Typischerweise erfolgt dies durch Beifügung einer Tagesordnung. Falls eine Darstellung in der Ladung nicht möglich ist, kann sie auch nachträglich erfolgen, spätestens jedoch bis zu drei Tagen vor Durchführung der Gesellschaftsversammlung.

Geht es um für das Unternehmen gravierende Punkte, die auf der Agenda stehen, ist es erforderlich, weitere Einzelheiten in die Einladung mit aufzunehmen. In vielen Fällen ist das ratsam, damit nicht einer der Gesellschafter später erklären kann, er habe nicht gewusst, in welchem Kontext anstehende Entscheidungen gefällt werden.

Einberufungsmängel in der Vollversammlung heilen

Wurde die Gesellschafterversammlung fehlerhaft einberufen, kann sie rechtmäßige Beschlüsse fassen, sofern alle Gesellschafter an der Versammlung teilnehmen und kein Gesellschafter der Beschlussfassung widerspricht (sogenannte Vollversammlung).

Durchführung der Gesellschafterversammlung

Der Start der Gesellschafterversammlung wird durch den in der Ladung angegebenen Zeitpunkt festgelegt.

Unpünktlichkeit: Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben nicht

Verspätet sich ein Gesellschafter, sind die anwesenden Mitgesellschafter dazu angehalten, im Rahmen des Zumutbaren auf diesen zu warten. Als zumutbar gilt in der Regel eine Wartefrist von 15 Minuten. Eine längere Wartefrist kommt insbesondere in Betracht, wenn der säumige Gesellschafter sein Zuspätkommen der Gesellschafterversammlung frühzeitig mitteilt.

Missachten die Gesellschafter das Wartegebot, indem sie ohne Zuwarten Beschlüsse fassen, sind diese anfechtbar. Nutzen sie die Abwesenheit gezielt aus, sind die Beschlüsse sogar nichtig.

Startklar in der Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung wird typischerweise durch einen von den Gesellschaftern bestimmten Versammlungsleiter oder durch den Geschäftsführer eröffnet. Dieser stellt zunächst die ordnungsgemäße Ladung und die Anwesenheit der Gesellschafter fest.

Teilnehmer neben den Gesellschaftern

Externe, etwa der Rechtsanwalt eines Gesellschafters, dürfen an der Versammlung teilnehmen, wenn es der Gesellschaftsvertrag erlaubt oder die Mehrheit der anwesenden Gesellschafter dies durch Beschluss akzeptiert. In der Praxis ist das meist unproblematisch möglich.

Ein Zulassen von Dritten empfiehlt sich in der Regel, um dem Vorwurf der Treuepflichtverletzung zu entgehen. In Ausnahmefällen kann die Versagung der Hinzuziehung eines Beraters gegen die gesellschaftsrechtliche Treuepflicht verstoßen.

Beschlussfähigkeit der Gesellschafterversammlung

Im Anschluss prüft der Geschäftsführer bzw. der Versammlungsleiter, ob die GmbH beschlussfähig ist. Da das Gesetz diesbezüglich keine Vorgaben enthält, genügt es hierfür grundsätzlich, dass ein Gesellschafter anwesend ist. Allerdings kann die Satzung ein Beschlussquorum vorsehen, was in der Praxis häufig geschieht. Fasst eine nicht beschlussfähige Versammlung einen Beschluss, ist dieser anfechtbar.

Die Tagesordnung – darüber diskutieren und entscheiden die Gesellschafter

Im Anschluss diskutieren die Gesellschafter die Gegenstände der Tagesordnung. Diese hat sich grundsätzlich auf die in der Ladung angekündigten Themen zu beschränken, um allen Gesellschaftern eine effektive Teilnahme an den Diskussionen zu ermöglichen.

Zusätzliche Tagesordnungspunkte dürfen nur erörtert werden, wenn sich die Mehrheit der Gesellschafterversammlung hierauf einigt. Bei der Diskussion hat jeder Gesellschafter ein Recht darauf, sich zur Sache auszusprechen.

Beschlüsse – das will die Mehrheit der GmbH-Gesellschafter

Jeder Gesellschafter darf im Verlauf der Diskussion die Beschlussfassung beantragen. Beschlussanträge sind so zu formulieren, dass sie mit „ja“ oder „nein“ beantwortet werden können.

Hieran schließt sich die förmliche Beschlussfassung durch Abstimmung an. Diese erfolgt grundsätzlich formlos in offener Aussprache. Der Gesellschaftsvertrag und die Gesellschafterversammlung können allerdings ein geheimes Abstimmen anordnen.

Zur Beschlussfassung genügt in der Regel die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Dabei steht grundsätzlich jedem Gesellschafter pro Euro seines Geschäftsanteils eine Stimme zu. Das Stimmgewicht des einzelnen Gesellschafters richtet sich also nach seiner Kapitalbeteiligung. Die Satzung kann höhere Zustimmungsquoten als 50 % vorsehen und das Stimmgewicht modifizieren.

Erreicht der Beschluss die notwendige Mehrheit, wird er durch den Geschäftsführer bzw. Versammlungsleiter festgestellt. Durch die Feststellung erlangt der Gesellschafterbeschluss vorläufige Verbindlichkeit. Wichtig ist dies vor allem in Fällen, in denen die Stimmberechtigung eines Gesellschafters streitig ist. Die vorläufige Verbindlichkeit kann lediglich durch eine erfolgreiche Anfechtungsklage durchbrochen werden.

Die Beschlussfassung erfolgt grundsätzlich formlos. Lediglich Gesellschafter der Einmann-GmbH sind kraft Gesetzes verpflichtet, Beschlüsse zu unterschreiben und in einer Niederschrift zu protokollieren. Beides bietet sich jedoch in aller Regel aus Gründen der Beweissicherung bei jeder Sitzung der Gesellschafter an. 

Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen nicht alleine die Mehrheit der Stimmen über das Wohl und Wehe einer GmbH entscheidet, sondern auf Minderheiten im Gesellschafterkreis ist in manchen Situationen Rücksicht zu nehmen.

Beschlussfassung außerhalb der Gesellschafterversammlung

Ausnahmsweise können die Gesellschafter auch außerhalb der Gesellschafterversammlung Beschlüsse fassen. Das Gesetz setzt hierfür allerdings Einstimmigkeit voraus: entweder müssen die Gesellschafter einstimmig ihre Zustimmung zum Beschluss oder ihre Zustimmung zur Durchführung eines schriftlichen Abstimmungsverfahrens erklären.

Für die Zustimmung zum Beschluss genügt die Textform, die insbesondere durch eine E-Mail gewahrt wird. Eine schriftliche Stimmabgabe erfordert demgegenüber die eigenhändige Unterschrift des Abstimmenden.

Die Gesellschafter dürfen die gesetzlichen Bestimmungen zur Abstimmung außerhalb der Gesellschafterversammlung durch Bestimmungen in ihrem Gesellschaftsvertrag modifizieren. So können sie etwa anordnen, dass die Abstimmung auch im Rahmen einer Videokonferenz erfolgt oder dass lediglich der Geschäftsführer die Beschlussfassung außerhalb der Versammlung vorschlagen darf.

Was in der Gesellschafterversammlung beschlossen worden ist: Protokoll ist wichtig!

Alle Gesellschafterbeschlüsse einer GmbH sollten ordnungsgemäß protokolliert werden, um einen klaren Nachweis über den Entscheidungsprozess zu haben. Diese Regel gilt in jedem Fall und nicht nur in dem gesetzlich vorgeschriebenen Fall bei der Ein-Personen-GmbH.

Dieses Protokoll sollte von allen Gesellschaftern unterzeichnet werden. Im GmbH-Gesetz ist die Protokollierung von Beschlüssen nur für GmbHs vorgeschrieben, die nur einen einzigen Gesellschafter haben (= Ein-Mann-GmbHs). Trotzdem empfiehlt es sich, Gesellschafterversammlungen in einem Protokoll festzuhalten.

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Beschlussfassung GmbH: Unser Rechtinfo-Tipp

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Hartmut Göddecke

Rechtsanwalt 

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