Transparenzregister – Jetzt Meldung nachholen und Bußgelder vermeiden

Seit 01. Oktober 2017 sind die meisten Unternehmen verpflichtet, ihre wirtschaftlich berechtigten (Haupteigentümer und Bestimme) an das Transparenzregister elektronisch zu melden. Trotz Bußgeldandrohung in erheblicher Höhe und einem Internetpranger sind viele verpflichtete Unternehmen Ihrer Pflicht noch nicht hinreichend nachgekommen. Lassen Sie jetzt Ihre Pflicht prüfen und die Meldung nachholen.
Transparenzregister Göddecke Rechtsanwälte

30.08.2019 Schlagwörter: Gesellschaftsrecht, Unternehmen, Transparenzregister

Inhalt

Seit 01. Oktober 2017 sind die meisten Unternehmen verpflichtet, ihre wirtschaftlich berechtigten (Haupteigentümer und Bestimme) an das Transparenzregister elektronisch zu melden. Trotz Bußgeldandrohung in erheblicher Höhe und einem Internetpranger sind viele verpflichtete Unternehmen Ihrer Pflicht noch nicht hinreichend nachgekommen. Lassen Sie jetzt Ihre Pflicht prüfen und die Meldung nachholen.

Transparenzregisterpflichten seit Oktober 2017 bußgeldbewährt – Transparenzregister

Im Sommer 2017 wurden neue umfangreiche Informations- und Mitteilungspflichten für Unternehmen eingeführt. Dies betrifft neben allen juristischen Personen des Privatrechts (GmbH, UG, AG) unter anderem auch Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG u.a.). Diese sind verpflichtet, Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten an das neu eingerichtete, vom Bundesanzeiger Verlag für das Bundesfinanzministerium (BMF) geführte Transparenzregister in elektronischer Form zu melden, wenn diese Informationen sich nicht bereits aus öffentlichen Registern (etwa aus dem Handelsregister) ergeben.

Während diese Informationen bei einfachen gesellschaftsrechtlichen Gestaltungen (Einpersonen-GmbH) relativ einfach zu bestimmen sind, wird die Situation bei mehrgliedrigen Beteiligungsverhältnissen oder das Abstimmungsverhalten bestimmenden gesellschaftsrechtlichen Gestaltungen (Stimmrechtsbindungsvereinbarungen oder -Pools) schnell äußerst schwierig und beratungsintensiv.

Die ordnungsgemäße Meldung ist nicht nur ein Compliancepflicht, sondern mit Bußgeldern ist erheblicher Höhe (in Widerholungsfall in Millionenhöhe) bedroht; die erste Meldung musste bereits bis zum 01. Oktober 2017 erfolgt sein; sollte diese noch nicht erfolgt sein, sollte sie schnellstmögliches nachgeholt werden.

Das Transparenzregister und die damit verbundenen Pflichten sind im Geldwäschegesetz (GWG) geregelt. Seine Einführung dient der Umsetzung der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie.

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Wer unterliegt Meldepflicht?

Der Meldepflicht unterliegen

  • Juristische Personen des Privatrechts (GmbH, UG, AG, SE, KG auf Aktien, u.a.)
  • eingetragene Personengesellschaften (OHG, KG, UG oder GmbH & Co. KG, UG oder GmbH & Co. OHG)
  • Trustees (Verwalter von Trusts),
  • Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen.

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Wer ist ein wirtschaftlicher Berechtigter?

Wirtschaftlich Berechtigter sind nach dem Geldwäschegesetz

  • Anteilseigner, die unmittelbar oder mittelbar mindestens 25% des Kapitals halten, oder
  • Stimmrechtsinhaber, die mindestens 25% der Stimmrechte kontrollieren oder
  •  andere natürliche Personen, die auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben (etwa über Stimmrechtspools oder (Dauer-)Testamentsvollstreckung).

Dazu sind verschiedene direkte bzw. mittelbare Beteiligungen zu addieren (z.B. A ist Alleingesellschafter der beiden GmbH A1 und A2, die jeweils 15% des Kapitals der B GmbH halten. A hält mittelbar 30% des Kapitals und wäre zu melden).

Die Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten ist in Fällen von mehrgliedriger Beteiligungsstrukturen (z.B. GmbH & Co. KG) oder besonderen gesellschaftsrechtlichen Bindungen ohne fachmännische Hilfe äußerst fehleranfällig.

Wenn keine natürliche Person diese Bedingungen erfüllt, jedenfalls die Geschäftsführung auch nach umfassenden Prüfungen keine solche feststellen kann, sind als wirtschaftlich Berechtigte die gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer bei UG/GmbH) bzw. die geschäftsführenden Gesellschafter dem Register zu melden.

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Welche Pflichten Treffen Gesellschaft und wirtschaftlich Berechtigte?

Zur Meldung verpflichtete juristische Personen oder Gesellschaften haben die Angaben von den wirtschaftlich Berechtigten

  • einzuholen,
  • aufzubewahren,
  • auf dem aktuellen Stand zu halten und
  • dem Register unverzüglich mitzuteilen.

Dies sind Compliance-Pflichten, die Organe der verpflichteten Personen haben geeignete Organisationsmaßnahmen zu ergreifen, um die Einhaltung dieser gesetzlichen Pflichten sicherzustellen.

Es ist aber zu beachten, dass für die mitteilungspflichtigen Gesellschaften keine Nachforschungspflicht entlang der Beteiligungskette besteht. Vielmehr sind im Innenverhältnis zur Gesellschaft die Anteilseigner, die wirtschaftlich Berechtigter sind oder von einem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden, selbst verpflichtet, der Gesellschaft die Angaben über die wirtschaftliche Berechtigung zu übermitteln. Stehen Anteilseigner unter der mittelbaren Kontrolle eines wirtschaftlich Berechtigten, so trifft die Mitteilungspflicht gegenüber der Gesellschaft den wirtschaftlich Berechtigten selbst.

Die wirtschaftlichen Berechtigten selber, sowie zwischen ihnen und der Gesellschaft stehende Zwischengesellschaften bei mittelbarer Beteiligung, müssen der Gesellschaft ihrerseits jede Änderung der Registerpflichtigen Information mitteilen (etwa den Wechsel des Wohnortes, Veräußerung des Kapitalanteils, Ende der Testamentsvollstreckung).

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Welche Information sind meldefplichtig?

An das Transparenzregister sind für jeden wirtschaftlichen Berechtigten zu nennen:

  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort und
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses Kapitalbeteiligung/Stimmrechtsinhaberschaft/Vergleichbare Kontrolle einschließlich Grund der wirtschaftlichen Berechtigung-

Diese Informationen sind elektronisch zu melden, das Transparenzregister ist unter https://www.transparenzregister.de erreichbar, eine sog. „Erweiterte Registrierung“ ist für die Meldungen notwendig.

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Gibt es Ausnahmen von der Meldepflicht?

Ja, die Meldepflichten gelten als erfüllt, wenn sich die zu meldenden Informationen bereits aus den öffentlichen deutschen Handels- und Unternehmensregistern ergeben oder die Kapitalgesellschaften an einem organisierten Markt nach dem Wertpapierhandelsgesetz notiert sich (Dies gilt auch für vergleichbare europäische Märkte und Register).

Für die GmbH kann die Meldepflicht grundsätzlich durch Eintragungen und Gesellschafterlisten an das Handelsregister erfüllt werden.

Diese Ausnahmen greifen jedoch nur dann, wenn sich aus dem jeweiligen Register sämtliche Informationen vollständig ergeben. Dabei ist nach der Handreichung des Bundesverwaltungsamtes eine Gesamtschau aus verschiedenen Registereinträgen ausreichend. Sollten für Gesellschafter Geburtsdatum oder aktueller Wohnort fehlen, kann die Ausnahme nur durch Einreichung einer vollständigen aktuellen Liste erreicht werden. Bei einer GmbH muss dies eine „neue Gesellschafterliste“ mit Anteilsbezeichnung in Anteilen von Hundert erfolgen. Ebenso sind besondere Stimmrechtsbindungen oder -Pools regelmäßig nicht ins Handelsregister eintragungsfähig, in diesen Fällen wäre eine Anmeldung an das Transparenzregister zusätzlich notwendig.

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Was passiert bei Verstößen? (Bußgeld/InternetPranger)

Verstöße gegen die Meldepflichten stellen eine Ordnungswidrigkeit dar, die im Regelfall mit Geldbußen in Höhe bis 100.000,00 Euro geahndet werden kann. Bei besonders schwerwiegenden. wiederholte oder systematischen Verstöße kann die Geldbuße bis zu 1.000.000,000 Euro, bei besonderen Verpflichteten aus der Finanzbranche bis zu 5.000.000,00 Euro betragen. Im Fall einer Nichterfüllung der Pflichten ist eine Aufforderung bzw. Ermahnung/Erinnerung als Vorstufe eines Bußgeldverfahrens an sich nicht vorgesehen. Bußgelder sollen jedoch nur dann verhängt werden, wenn sie zum Zeitpunkt der Entscheidung noch notwendig und verhältnismäßig sind. Nach unserer Einschätzung ist ein Bußgeld nach zeitiger Nachholung der Meldung fast nie notwendig.

Die Aufsichtsbehörden haben bestandskräftige Bußgeldentscheidungen für fünf Jahre auf ihrer Internetseite zu veröffentlichen, mitsamt den für den Verstoß verantwortlichen Personen (Prinzip des „naming and shaming“), was einen gewaltigen Imageschaden nach sich ziehen kann. Dies bedeutet die Gefahr erheblicher Managerhaftungsfälle.

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Wer kann wann in das Transparenzregister Einsicht nehmen?

Das Transparenzregister ist seit 27. Dezember 2017 zugänglich, jedoch nicht frei öffentlich.

Auf die in ihm gespeicherten Daten können die Strafverfolgungs-, Ordnungs-, sowie Aufsichtsbehörden zugreifen.

Zudem kann jedermann nach Registrierung Einsicht nehmen, soweit er ein berechtigtes Interesse darlegt. Dies können nach der Gesetzesbegründung unter anderem auch Nichtregierungsorganisationen und Journalisten sein. Ihre Einsicht umfasst jedoch hinsichtlich von Geburtsdatum und Wohnort nur einen beschränkten Umfang, soweit diese Daten nicht bereits in anderen öffentlichen Registern enthalten sind.

Der wirtschaftliche Berechtigte kann die Einsichtnahme ganz oder teilweise beschränken lassen, soweit dieser besondere Schutzwürdige Interessen – als Beispiele werden gegen ihn drohende Straftaten oder die seine Minderjährigkeit genannt – gegen die Einsichtnahme im Einzelfall nachweist. Ein solcher Antrag hat ohne anwaltliche Unterstützung jedoch wohl nur geringe Erfolgsaussichten.

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Was ist zu tun?

Die Frist zur Erstmeldung ist seit dem 01. Oktober 2017 abgelaufen. Zur möglichsten Vermeidung eines Bußgeldes ist bei bisher fehlender Meldung folgendes Vorgehen – bei komplexen Sachverhalten und im Zweifelsfall in Abstimmung mit einem anwaltlichen Berater – sinnvoll:

  • Zuerst ob Sie grundsätzlich einer der Transparenzregister-Pflichten unterliegen.
  • Als zweiter Schritt ist zu prüfen, ob die Informationen zu den wirtschaftlichen Berechtigten bekannt und aktuell vorhanden sind. Falls nicht sind diese – soweit möglich – durch Anfragen bei den Berechtigten zu aktualisieren.
  • Die dann vorhandenen Daten und auch die Dokumentation, falls die Informationsbeschaffung – teilweise scheitert – sind sicher zu dokumentieren und aufzubewahren.
  • Dann sind die bestehenden Registereintragungen zu prüfen, ob sie bereits alle Informationen in aktueller Fassung enthalten. Die Registereintragungen sind dann gegebenenfalls zu aktualisieren.
  • Sollte die Ausnahme nicht greifen, sollte sodann die Anmeldung unter https://www.transparenzregister.de vorbereitet und vorgenommen werden.
  • In der Folge sollten die bekannten wirtschaftlichen gebeten werden, über jede registerrelevante Änderung zu informieren. An diese Bitte sollte regelmäßig erinnert werden. Ergeben sich Änderungen sind diese unverzüglich zu melden.

Wir unterstützen Sie gerne mit unserer umfangreichen und langjährigen gesellschaftsrechtlichen Fachexpertise!

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